採購部×Claude Code

近兩個月工作流程 skill 化成果報告
2026 / 06 / 02 — 07 / 31
採購部
導入前

每天這些事，都要手動做

到貨通知

讀附件 → 逐筆整理型號件數 → 手動發信

IMEI 序號轉換

系統匯出後逐欄對照、手動貼到上傳格式

教育價合併

兩份 Apple 檔案手動比對、逐筆確認資格

FG 訂單報表格式化

每份 MySupply 匯出檔手動調欄寬、隱藏欄、標色

每天重複、耗時，任何一步出錯就要重來
採購部 × Claude Code
02
時間軸　2026/06/02 → 07/31

近兩個月的關鍵里程碑

06/02

三個每日流程開始運作

到貨通知、IMEI 序號轉換、教育價合併

06/10

首份成果報告

9 天，11 項流程系統化

06/26

可靠度基礎建設上線

AI-Engineering 知識庫（Bug 資料庫／設計決策）＋「執行前必讀 SOP」規則全面套用

06/29–07/08

核心 SOP 改寫為四面向框架

教育價合併、到貨通知、IMEI 序號轉換、配貨轉換陸續完成

06/30–07/19

GDV 銷售週報從建置到正式量產

連續完成 5 週（26Q4 W1–W5），期間修正 4 項技術缺口

07/15

IMEI 序號自動回寫 Google Sheet

免去手動維護資料庫

07/30–07/31

教育價週核對擴充為 3 份報表；部門同仁完成 6 項每日/每週流程 skill 化 + 3 項專案性工作

現在：累計 17 項流程系統化，部門內兩位同仁共同推進

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03
導入後　部門總覽

17 項流程，系統化、自動執行

每日固定6 項
到貨通知 IMEI 序號轉換 教育價合併 開工郵件自動清理 FG 訂單報表格式化 到貨統計彙整
每週固定2 項
會員預約配貨轉換 客訂需求統計表 SOP
週期查核2 項
教育價每週核對 GDV 銷售週報自動化
其他已 skill 化3 項
序號轉換工具 總倉庫存比對 開發票轉換表
專案性工作4 項
Apple 報關資料整理填寫 校園專案採購比對 專案 3Y4 案件清單 下單需求信件整理
每一項都經過 建立 → 測試 → 發現問題 → 修正 → 驗證 的完整流程
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04
流程改寫

SOP 怎麼寫，也一起升級了

改寫前 → 改寫後

  • 過去：一份 SKILL.md，步驟、輸入格式、判斷邏輯、驗證標準全部混在一起AI 容易讀漏、或用舊邏輯執行新版規則
  • 現在：拆成四個檔案——WORKFLOW（執行步驟）／INPUT_REQUIREMENTS（必要輸入）／BUSINESS_RULES（判斷邏輯與例外）／VALIDATION（完成後怎麼驗證）
  • 每次執行前強制重新讀過四個檔案，不是憑記憶做——避免規則更新了、AI 卻還在用舊版邏輯

已完成改寫

4 個核心流程
  • 教育價合併06/29 完成框架重構
  • 到貨通知／IMEI 序號轉換07/03 完成拆分
  • 配貨轉換07/08 v3.0，同步依需求調整輸出格式
  • GDV 銷售週報06/30 建置時即採用此框架
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05
例行作業成果　累計至今

高頻流程，累計執行次數說話

31 次
到貨通知
06/02 起累計執行
33 次
IMEI 序號轉換
單日最高 845 筆
36 次
教育價合併
累計主檔已近 3,900 筆
15+ 次
客訂需求統計表
同仁另一項每週一固定流程
到貨通知　DSV／KWE 兩貨運通路 × 晶盛／晶實兩公司，四類統計自動彙整
IMEI 序號轉換　兩帳號流程分開建立，450323 帳號額外自動回寫 Google Sheet
教育價合併　執行前加入欄位驗證，防 Apple 改格式填錯
FG 訂單報表格式化　同仁使用頻率最高的 skill，幾乎每日使用
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06
週期作業

2 項週期工作——已經是正式量產

教育價每週核對

26Q4 W5 已完成
  • 從 2 份報表擴充為 3 份報表，新增 Claim History 交叉查核
  • 曾發現整欄欄位右移導致金額全錯已加入執行前自動偵測機制
  • 每週與會計對帳，已與會計確認無誤

GDV 銷售週報自動化

連續完成 5 週
  • 26Q4 W1–W5 每週整合三份來源，自動填入週報
  • 期間修正 4 項技術缺口：檔案覆蓋事故、清空陷阱、漏填偵測、負數銷售規則
  • 從「測試完成」走到「每週穩定產出」，不再是一次性專案
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07
真實的工作量

不是「生出來就能用」——每項都經歷這個過程

建立初版
第一次執行
發現問題
修正邏輯
回測驗證
穩定上線
工具修正次數代表問題
到貨通知12 項公司別誤判、草稿附件遺失、同批貨不同檔名重複虛增庫存
GDV 銷售週報9 項格式破壞、欄位偏移、循環公式、檔案覆蓋事故、漏填偵測
郵件自動清理3 項信件未實際刪除、計數錯誤、內容截斷
配貨轉換3 項門市代碼缺失、標題列位置浮動
教育價合併2 項日期補零格式錯誤、去重邏輯漏抓
IMEI 序號轉換1 項輸出欄位寫錯位置
累計修正 30+ 項問題，每一項都有回測確認，才算真正完成
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08
節省時間　保守估算

累計省下約25 小時

流程人工原需時間AI 輔助後執行次數累計省下
到貨通知5–10 分鐘約 2 分鐘31 次2.8 hr
IMEI 序號轉換5 分鐘約 2 分鐘33 次1.6 hr
會員預約配貨轉換15 分鐘約 3 分鐘11 次2.2 hr
教育價每週核對30 分鐘約 8 分鐘3 次1.1 hr
GDV 銷售週報90–120 分鐘約 30 分鐘5 次6.2 hr
教育價合併（估）約 20 分鐘約 5 分鐘36 次9.0 hr
開工郵件自動清理（估）約 3 分鐘< 1 分鐘45 次1.9 hr
合計約 25 小時，接近 3 個工作天
人工原需時間取自實際作業回饋；「估」標示項目為保守推估。統計範圍僅涵蓋有精確執行記錄的流程，同仁項目因無精確人工基準時間暫未量化。
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09
未來優化方向

下一步，還能往哪裡走

近期可做

低成本
  • 教育價週核對「查無 Claim」逾千筆多數是 Claim History 匯出日期範圍沒涵蓋（非真異常）請會計端匯出時固定拉長日期範圍，從源頭減少人工過濾量
  • 週工作規劃（WAM）偶爾漏跑排程提醒，避免規劃斷點影響週回顧品質

中長期方向

待評估
  • GDV 週報仍有人工手動觸發 Excel 巨集的步驟評估是否有辦法讓 AI 在掌控檔案狀態下代為觸發，省下等待人工操作的時間
  • IMEI CTO 白名單已累積 45+ 組代碼，持續逐筆詢問定期與 Apple 對照表更新頻率同步，減少「查不到才問」次數
  • 兩位同仁各自有一套獨立的到貨通知／序號轉換 skill評估是否能整合為部門共用版本，避免重複建置與維護成本
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10
整體成效

兩個月的成果，以及它代表什麼

17項流程系統化
30+項問題發現並修正
8項工作每日 / 每週自動執行
25小時累計節省（保守估算）
  • 可重複　每日例行不依賴記憶，腳本跑完自動產出
  • 可驗證　每次執行有筆數、件數可對照，錯誤不會沉默發生
  • 可交接　SOP 拆成四面向文件，任何人可接手執行
  • 可擴充　現有流程打底後，部門內新增工作項目導入成本更低
這不是在取代人的判斷，而是讓重複性的操作不再佔用判斷的時間。
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